Ein System von der Ausschreibung bis zur Rechnung
Der übliche Weg sieht heute so aus: GAEB-Datei in einer Spezialsoftware öffnen, Preise dort kalkulieren, das Angebot in Word nachbauen, die Preisblätter in Excel füllen, und am Ende alles noch einmal ins ERP tippen. Jeder Übergang ist eine Fehlerquelle, und jede Änderung am Preis bedeutet, dass drei Dokumente nachgezogen werden müssen.
GAEB Professional legt diese Kette in Odoo zusammen:
- GAEB-Datei importieren – Leistungsverzeichnis mit vollständiger Hierarchie
- Positionen kalkulieren – Lohn, Material, Geräte, Fremdleistungen
- Angebot erzeugen – ein echtes Odoo-Angebot in GAEB-Optik
- EFB-Preisblätter drucken – aus denselben Zahlen
- Auftrag einlesen, Material bestellen, Rechnung stellen
Weil alles auf denselben Daten sitzt, kann nichts auseinanderlaufen. Ändern Sie einen Einheitspreis, ändern sich Angebotssumme und Preisblatt mit.
EFB 221 und 223 auf Knopfdruck
Bei öffentlichen Aufträgen mit einer voraussichtlichen Angebotssumme über 50.000 Euro fordern Vergabestellen die Formblätter „EFB-Preis" an. Fehlen sie oder sind sie unvollständig, kann das Angebot vom Verfahren ausgeschlossen werden (§ 16a VOB/A). In der Praxis entstehen diese Blätter meist in Excel – und genau dort passieren die Fehler, die am Ende zum Ausschluss führen.
GAEB Professional erzeugt beide Blätter fertig ausgefüllt als PDF, layoutgleich zum Vergabehandbuch:
- EFB 221 – Preisermittlung bei Zuschlagskalkulation: Mittellohn, Kalkulationslohn und Verrechnungslohn, die Zuschlagsmatrix über Baustellengemeinkosten, allgemeine Geschäftskosten, Gewinn und Wagnis, dazu die Herleitung der Angebotssumme – zweiseitig im Formblatt-Layout
- EFB 223 – Aufgliederung der Einheitspreise: je Position der Zeitansatz und die Teilkosten für Löhne, Stoffe, Geräte und Sonstiges. Die Zeitansätze zieht das System automatisch aus den Arbeitsschritten Ihrer Kalkulation
Entscheidend ist die Konsistenzprüfung: Das System stellt sicher, dass die Einheitspreise aus dem 223, die Summe des Leistungsverzeichnisses und die Angebotssumme im 221 exakt zusammenpassen. Sie sehen das als Kontrollwert „Abweichung: 0,00" auf dem Bildschirm, bevor Sie abgeben. Die Rechenlogik ist gegen ein real eingereichtes Formblatt geprüft, einschließlich des Rundungsverhaltens.
Gedruckt wird im Layout des Vergabehandbuchs, derzeit in der bayerischen Variante. Länder-Layouts unterscheiden sich in der Anordnung der Felder, nicht in den abgefragten Werten.
Was beim GAEB-Import wirklich ankommt
Importiert wird GAEB DA XML in der Angebotsaufforderung (X83 beziehungsweise D83), mit allem, was zur Kalkulation gehört: Leistungsgruppen, Untergruppen und Gruppen in ihrer Hierarchie, Kurz- und Langtexte, Mengen und Einheiten.
Die Vorbemerkungen kommen mit. Baubeschreibung, Zusätzliche Technische Vertragsbedingungen sowie Abkürzungs- und Anlagenverzeichnis landen in einem eigenen Reiter am Leistungsverzeichnis. Das ist der Teil, der sonst im PDF-Anhang untergeht – obwohl er kalkulationsrelevant und vertraglich bindend ist.
Weitere Punkte aus dem Alltag:
- Nachlieferungen in ein bestehendes Leistungsverzeichnis einlesen, entweder zusammengeführt nach Ordnungszahl oder gesammelt angehängt
- Bedarfspositionen werden GAEB-konform behandelt: Sie erscheinen mit Einheitspreis im Angebot, zählen aber nicht in die Summe
- Angebotsabgabe als X84, Beauftragung als X86 mit den beauftragten Mengen und Preisen
Kalkulieren, wie Ihr Betrieb rechnet
Sie navigieren über einen Strukturbaum durch das Leistungsverzeichnis, blättern von Position zu Position und haben die Summen dauerhaft im Blick. Je Position erfassen Sie:
- Arbeitsschritte mit Stunden und Satz, daraus der Lohnanteil
- eine Stückliste aus echten Odoo-Produkten, daraus der Materialanteil
- Geräte-, Fremdleistungs- und sonstige Kosten
Rechnen können Sie in beide Richtungen. Vorwärts: Sie erfassen Ihre Kosten, hinterlegen Ihre Zuschlagsmatrix einmal und lassen die Verkaufspreise ableiten – je Position oder für das ganze Leistungsverzeichnis. Preise, die Sie von Hand festgesetzt haben, bleiben dabei unangetastet. Rückwärts: Der Zielpreis steht fest, und das System leitet die Werte für die Formblätter daraus ab. Beides bleibt GAEB- und VHB-konform, die Marge sehen Sie jederzeit mitlaufen.
Vom Auftrag zur Rechnung
Aus dem Leistungsverzeichnis erzeugen Sie per Klick ein Angebot – ein reguläres Odoo-Verkaufsangebot mit LV-Struktur und Gruppensummen. Die Dokumentvorlagen sind auf deutsche Bauunterlagen ausgelegt: Ordnungszahlen, kumulierte Gruppensummen in Ihrer Firmenfarbe, Langtexte, Projektkopf auf jeder Seite. Rechnungen kommen im gleichen Layout, Ihr Kunde kann das Angebot auch im Portal ansehen.
Wird beauftragt, lesen Sie die X86-Datei ein und übernehmen die beauftragten Mengen und Preise, ohne Ihre Kalkulation zu überschreiben. Beim Bestätigen des Auftrags entstehen aus den Stücklisten automatisch Einkaufsentwürfe je Lieferant samt Lieferschein – centgenau zur Materialkalkulation. Wer vor der Auftragsbestätigung bestellen muss, nutzt den Beschaffungsassistenten direkt aus dem Leistungsverzeichnis. Einkauf und Buchhaltung laufen dabei über Odoos Standardfunktionen, es gibt keine Schnittstelle zu pflegen.
GAEB Basis oder GAEB Professional?
Wenn Sie GAEB-Dateien lediglich einlesen und Angebote zurückgeben, genügt GAEB Basis. Professional richtet sich an Betriebe, die kalkulieren und bei öffentlichen Vergaben Preisblätter abgeben müssen.
| Funktion | Basis | Professional |
|---|---|---|
| GAEB XML importieren (X83) und exportieren (X84) | ja | ja |
| LV-Hierarchie, Mengen, Lang- und Kurztexte | ja | ja |
| Vorbemerkungen: Baubeschreibung, ZTV, Verzeichnisse | – | ja |
| Beauftragung einlesen (X86) | – | ja |
| Bedarfspositionen GAEB-konform | – | ja |
| Kalkulation je Position: Lohn, Material, Geräte, Fremdleistung | – | ja |
| Zuschlagskalkulation vorwärts und rückwärts | – | ja |
| EFB 221 und 223 als PDF | – | ja |
| Konsistenzprüfung Preisblätter gegen Angebotssumme | – | ja |
| Angebots- und Rechnungsvorlagen in GAEB-Optik | – | ja |
| Einkaufsentwürfe je Lieferant aus der Stückliste | – | ja |
Technische Voraussetzungen
- Odoo 19, entwickelt und getestet auf Odoo.sh (Enterprise)
- Sprachen: Deutsch und Englisch
- Installation über Odoo.sh, auf Ihrem eigenen Hosting oder durch uns als Service
- Lizenz OPL-1, der Quellcode wird an Sie ausgeliefert
- Keine externen Cloud-Dienste für die Kernfunktionen
- Für die automatische Beschaffung werden Odoos Einkauf, Lager und Fertigung genutzt
Häufige Fragen zu GAEB Professional
Ja, und wir importieren sie mit. Baubeschreibung, Zusätzliche Technische Vertragsbedingungen sowie Abkürzungs- und Anlagenverzeichnis finden Sie im Reiter Vorbemerkungen am Leistungsverzeichnis.
Bei öffentlichen Aufträgen mit einer voraussichtlichen Angebotssumme über 50.000 Euro ist das der Regelfall: Das Formblatt 221 wird üblicherweise mit dem Angebot verlangt, das 223 auf Verlangen der Vergabestelle. Was in Ihrem Verfahren gefordert ist, steht in den Vergabeunterlagen.
Ja. Sie hinterlegen Ihre Zuschlagsmatrix einmal – Baustellengemeinkosten, allgemeine Geschäftskosten, Gewinn und Wagnis über die fünf Kostenarten – und lassen die Verkaufspreise dann auf Knopfdruck ableiten, je Position oder für das ganze Leistungsverzeichnis.
Sie lesen die X86-Datei ein und übernehmen die beauftragten Mengen und Preise. Aus den Stücklisten entstehen Einkaufsentwürfe je Lieferant, die Rechnung stellen Sie im gleichen Layout wie das Angebot.
Entwickelt und getestet ist das Modul auf Odoo 19 Enterprise über Odoo.sh. Andere Konstellationen klären wir auf Anfrage.
Genau das prüft das System. Einheitspreise aus dem Formblatt 223, LV-Summe und Angebotssumme im 221 werden gegeneinander gerechnet, und Sie sehen die Abweichung als Kontrollwert, bevor Sie das Angebot abgeben.
Über Odoo.sh oder in Ihrer eigenen Installation. Auf Wunsch übernehmen wir Installation und Einrichtung als Dienstleistung, inklusive Einweisung in Kalkulation und Preisblätter.
Ausgegeben werden die Formblätter 221 und 223. EFB 222, die Kalkulation über die Endsumme, sowie Workflows für Nachträge, Nebenangebote und Alternativpositionen sind derzeit nicht Teil des Moduls. Wenn einer dieser Punkte für Ihre Vergaben entscheidend ist, sprechen Sie uns vor dem Kauf an – dann sagen wir Ihnen, ob und wann er kommt.
Verarbeitet wird GAEB DA XML. Ältere Dateien im Format GAEB 90 (D83) oder GAEB 2000 (P83) lassen sich vorab mit einem GAEB-Konverter umwandeln und dann importieren.
Ja. Das Modul wird mit Quellcode unter OPL-1 ausgeliefert, und wir passen es an Ihre Abläufe an: zusätzliche Felder, eigene Druckvorlagen, Anbindung an vorhandene Prozesse. Anpassungen setzen wir als eigenes Erweiterungsmodul um, damit GAEB Professional weiterhin aktualisierbar bleibt. Schildern Sie uns Ihren Fall, dann bekommen Sie ein Angebot auf Basis des geschätzten Aufwands.
GAEB Professional ist für Odoo 19 entwickelt und getestet. Für 16, 17 und 18 haben wir es nicht geprüft und liefern es dafür nicht ohne Vorabklärung aus. Sprechen Sie uns an – wir sehen uns Ihre Version an und sagen Ihnen, mit welchem Aufwand eine Anpassung möglich ist.