Empfangen müssen Sie E-Rechnungen schon länger – seit dem 1. Januar 2025 gilt das für jedes inländische Unternehmen, ohne Ausnahme. Beim Ausstellen durften Sie bisher bei Papier oder PDF bleiben. Zum 1. Januar 2027 endet das für eine große Gruppe: Wer im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro Umsatz gemacht hat, muss seine B2B-Rechnungen strukturiert ausstellen. Das Bezugsjahr ist damit das laufende. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wer genau betroffen ist, was als E-Rechnung zählt, wo es in der Praxis klemmt – und warum die Umstellung weniger ein IT-Projekt als eine Prozessfrage ist.
Die Fristen und Grundlagen im Überblick haben wir im Artikel E-Rechnungspflicht 2025: XRechnung und ZUGFeRD in Deutschland zusammengestellt. Hier geht es um die Stufe 2027 und um die Umsetzung.
Warum sich die Vorbereitung jetzt lohnt
- Das Bezugsjahr läuft gerade. Ob Sie ab Januar 2027 ausstellungspflichtig sind, entscheidet Ihr Umsatz 2026. Sie können heute schon absehen, ob Sie über der Grenze landen – und müssen nicht bis zum Jahresabschluss warten, um mit der Vorbereitung anzufangen.
- Stammdaten sind der eigentliche Aufwand. Eine strukturierte Rechnung akzeptiert keine Lücken. Fehlende Umsatzsteuer-IDs, unvollständige Adressen, ein Leistungsdatum, das bisher nur im Freitext stand: Solche Dinge fallen erst auf, wenn die erste Rechnung abgelehnt wird.
- Ihre Kunden fragen früher. Größere Auftraggeber verlangen strukturierte Rechnungen oft schon, bevor die Pflicht greift. Wer liefern kann, hat einen Vorteil beim Onboarding.
- 2028 kommt ohnehin. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze. Sie sparen sich also nichts, wenn Sie 2027 knapp unter der Grenze bleiben – nur ein Jahr Zeit.
Was ab dem 1. Januar 2027 genau gilt
- Ausstellungspflicht bei über 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Jahres 2026. Liegen Sie darüber, müssen Ihre B2B-Rechnungen ab dem 1. Januar 2027 als strukturierte E-Rechnung rausgehen.
- Papier und PDF sind dann keine Option mehr – für Rechnungen an andere inländische Unternehmen. Bis Ende 2026 dürfen Sie Papier noch ohne Rückfrage verwenden, PDF und andere unstrukturierte Formate nur mit Zustimmung des Empfängers.
- Unter 800.000 Euro haben Sie ein Jahr länger. Für diese Gruppe läuft der Übergang bis zum 31. Dezember 2027.
- Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle inländischen B2B-Umsätze.
- EDI bleibt nutzbar, auch über 2028 hinaus – vorausgesetzt, aus dem Datensatz lässt sich ein korrekter Meldedatensatz nach dem Umsatzsteuergesetz extrahieren.
Ausgenommen bleiben dauerhaft: Kleinbeträge bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV), Fahrausweise (§ 34 UStDV), Leistungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG und der gesamte B2C-Bereich. Rechnungen an Privatkunden können Sie weiterhin als PDF verschicken.
Was als E-Rechnung zählt – und was nicht
Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland heißt das in der Praxis: XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (ein PDF mit eingebettetem XML). Beide sind zulässig, und Sie dürfen mit Ihrem Empfänger vereinbaren, welches Format er bekommt.
Was keine E-Rechnung ist: ein PDF ohne eingebetteten Datensatz, ein Scan, ein Word-Dokument, eine Rechnung im Anhang einer E-Mail ohne strukturierte Daten. Der entscheidende Unterschied ist nicht, ob die Rechnung digital verschickt wird, sondern ob eine Maschine sie ohne Interpretation auslesen kann.
Typische Stolperfallen
- Die Stammdaten sind unvollständig. Kein Feld darf leer bleiben, das die Norm verlangt. Umsatzsteuer-ID, Leistungszeitraum, korrekte Steuerkennzeichen pro Position – das muss im System stehen, nicht im Kopf der Buchhaltung.
- Positionen ohne saubere Steuerzuordnung. Wenn auf einer Rechnung 19 und 7 Prozent gemischt sind oder eine Leistung steuerfrei ist, braucht jede Position ihr eigenes korrektes Kennzeichen. Bisher fiel das niemandem auf, weil ein Mensch die Rechnung gelesen hat.
- Der Versandweg ist ungeklärt. E-Mail-Anhang, Portal-Upload, Peppol-Netzwerk: Die Pflicht schreibt den Weg nicht vor, aber Sie müssen sich pro Kunde auf einen einigen.
- Eingehende Rechnungen werden vergessen. Die Empfangspflicht gilt seit 2025 – und mit ihr die Frage, wie ein XML in Ihre Buchhaltung kommt, ohne dass jemand es abtippt.
- Aufbewahrung des Originals. Aufbewahrungspflichtig ist der strukturierte Datensatz, unverändert. Ein Ausdruck oder eine PDF-Visualisierung ersetzt ihn nicht. Für Buchungsbelege, und dazu zählen Rechnungen, gilt seit dem 1. Januar 2025 eine Frist von acht Jahren; Jahresabschlüsse bleiben bei zehn.
Wann sich die Umstellung in einem Schritt lohnt – und wann nicht
Empfehlung: jetzt zusammen mit der Buchhaltung angehen, wenn
- Sie 2026 voraussichtlich über 800.000 Euro liegen und Rechnungen heute aus Word, Excel oder einem alten Fakturierungsprogramm kommen,
- eingehende Rechnungen manuell erfasst werden,
- Rechnungsdaten mehrfach im Haus liegen – im Angebot, im Auftrag, in der Buchhaltung.
Vorsicht geboten, wenn
- Ihre bestehende Software E-Rechnungen sauber erzeugt und verarbeitet. Dann ist die Pflicht kein Grund für ein neues System, sondern für einen Testlauf.
- Sie mitten in einem anderen großen Projekt stecken. Eine Umstellung zum 1. Januar unter Zeitdruck ist der schlechteste Zeitpunkt; realistisch sind ein bis zwei Quartale Vorlauf inklusive Testphase.
- Ihr Rechnungsvolumen sehr klein ist und alles über wenige Kunden läuft. Dann kann eine schlanke Lösung reichen.
Ihre Vorteile mit Pathics
- ✅ Rechnungsausgang und -eingang in einem System – E-Rechnung ist bei uns kein Zusatzmodul, sondern Teil der Odoo-Buchhaltung
- ✅ Stammdaten-Check vor der Umstellung, damit die erste Rechnung nicht am fehlenden Steuerkennzeichen scheitert
- ✅ Testbetrieb mit echten Kundenrechnungen, bevor die Pflicht greift
- ✅ Abstimmung mit Ihrem Steuerberater vor dem Projekt, nicht danach
- ✅ GoBD-konform nach IDW PS 880: der Standardumfang von Odoo ist von unabhängigen Wirtschaftsprüfern geprüft und testiert
- ✅ Support auf Deutsch, von Menschen, die Ihr Projekt kennen
Jetzt Umstellung planen
Sie liegen 2026 über 800.000 Euro und wissen noch nicht, wie Ihre Rechnungen ab Januar 2027 rausgehen? Dann ist jetzt der richtige Moment – nicht im Dezember. In einem kostenlosen Gespräch schauen wir uns an, wie Ihr Rechnungsprozess heute läuft, was für die Pflicht fehlt und was die Umstellung realistisch bedeutet. Ohne Verkaufsdruck, mit einer klaren Einschätzung am Ende.
Häufige Fragen
Das entscheidet Ihr Umsatz 2026. Liegt der Gesamtumsatz über 800.000 Euro, müssen Sie ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Liegen Sie darunter, haben Sie bis Ende 2027 Zeit – und ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht ohnehin für alle inländischen B2B-Umsätze. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen unabhängig davon schon seit 2025.
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931, in Deutschland also XRechnung oder ZUGFeRD. Ein reines PDF ist unstrukturiert und zählt nicht – bis Ende 2026 dürfen Sie es an inländische Unternehmen noch verschicken, wenn der Empfänger zustimmt. Danach nicht mehr, sobald Sie ausstellungspflichtig sind.
Beide sind zulässig. XRechnung ist reines XML und im öffentlichen Auftragswesen verbreitet, ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit eingebettetem Datensatz. Welches Format Sie verwenden, vereinbaren Sie mit dem Empfänger. In der Praxis fahren viele Unternehmen ZUGFeRD als Standard und XRechnung dort, wo der Kunde es verlangt.
Für B2C gilt die Pflicht nicht. Rechnungen an Privatpersonen können Sie weiterhin auf Papier oder als PDF ausstellen. Dauerhaft ausgenommen sind außerdem Kleinbeträge bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV), Fahrausweise (§ 34 UStDV) und Leistungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG.
Aufbewahrungspflichtig ist der strukturierte Datensatz selbst, unverändert und maschinell auswertbar – ein Ausdruck genügt nicht. Für Buchungsbelege, und dazu zählen Rechnungen, gilt seit dem 1. Januar 2025 eine Frist von acht Jahren statt zehn. Für Jahresabschlüsse, Inventare und Organisationsunterlagen bleiben es zehn Jahre. Die steuerliche Frist endet außerdem nicht, solange die Festsetzungsfrist läuft oder eine Prüfung offen ist.
Nicht zwingend. EDI-Verfahren bleiben auch über 2028 hinaus nutzbar, solange sich aus dem Datensatz ein korrekter Meldedatensatz nach dem Umsatzsteuergesetz extrahieren lässt. Prüfen sollten Sie das trotzdem, und zwar mit Ihrem EDI-Dienstleister, nicht erst im Dezember 2027.