Warum scheitern ERP-Projekte?
Die meisten gescheiterten ERP-Projekte scheitern nicht an der Technik, sondern am Widerstand der Mitarbeiter. Die Software funktioniert einwandfrei – aber niemand nutzt sie richtig. Change Management ist kein Nice-to-have, sondern der entscheidende Erfolgsfaktor.
Warum Mitarbeiter sich gegen neue Systeme wehren
Widerstand gegen Veränderung ist menschlich. Die Gründe sind nachvollziehbar:
Angst vor dem Unbekannten: Das alte System kennt man in- und auswendig. Das neue ist fremd, ungewohnt, bedrohlich.
Gefühlter Kompetenzverlust: Wer im alten System Experte war, fühlt sich im neuen wie ein Anfänger. Das kratzt am Selbstwertgefühl.
Mehrarbeit befürchtet: Die Umstellung bedeutet zunächst mehr Aufwand, nicht weniger. Das alte System läuft doch – warum ändern?
Nicht einbezogen: Wenn Mitarbeiter vor vollendete Tatsachen gestellt werden, reagieren sie mit Ablehnung. "Die da oben haben mal wieder beschlossen..."
Die vier Säulen erfolgreichen Change Managements
1. Kommunikation von Anfang an
Erklären Sie das Warum. Nicht: "Wir führen ein neues System ein." Sondern: "Wir wollen weniger manuelle Eingaben, schnellere Prozesse und bessere Übersicht – davon profitieren wir alle."
Kommunizieren Sie früh, oft und ehrlich. Auch Probleme und Herausforderungen gehören dazu. Mitarbeiter merken, wenn etwas verschwiegen wird.
2. Mitarbeiter einbeziehen
Die besten Ideen kommen von denen, die täglich mit den Prozessen arbeiten. Beziehen Sie Schlüsselpersonen aus allen Abteilungen ein:
- Bei der Auswahl des Systems
- Bei der Definition der Prozesse
- Beim Testen vor dem Go-Live
- Als Multiplikatoren und Ansprechpartner im Team
Wer mitgestaltet, identifiziert sich mit dem Ergebnis.
3. Schulung und Befähigung
Niemand fühlt sich gern inkompetent. Investieren Sie in Schulungen:
- Vor dem Go-Live: Grundlagen und wichtigste Prozesse
- Nach dem Go-Live: Vertiefung und Spezialfälle
- Laufend: Neue Features und Optimierungen
Unterschätzen Sie nicht den Zeitbedarf. Eine zweistündige Schulung reicht selten. Planen Sie Übungszeit ein.
4. Quick Wins zeigen
Zeigen Sie früh, was das neue System besser macht. Wenn Mitarbeiter erleben, dass eine nervige Aufgabe jetzt schneller geht, steigt die Akzeptanz.
Identifizieren Sie Prozesse, die sofort profitieren, und stellen Sie diese in den Vordergrund.
Typische Fehler bei der ERP-Einführung
Big Bang ohne Vorbereitung: Am Montag das alte System abschalten und das neue starten. Maximales Chaos garantiert.
Nur die Technik im Fokus: Das System ist konfiguriert – aber niemand hat erklärt, wie man es benutzt. Die IT-Abteilung ist begeistert, alle anderen überfordert.
Führung hält sich raus: Wenn die Geschäftsführung das neue System nicht nutzt, warum sollten es die Mitarbeiter tun? Führung muss Vorbild sein.
Keine Geduld: Verhaltensänderungen brauchen Zeit. Drei Monate nach dem Go-Live sollte nicht alles perfekt laufen – aber es sollte Fortschritte geben.
Alten Prozess 1:1 übertragen: Ein neues System ist die Chance, Prozesse zu verbessern. Wer nur das Alte digital abbildet, verschenkt Potenzial.
Der Fahrplan für erfolgreiche ERP-Einführung
Phase 1 – Vorbereitung (4-8 Wochen vor Go-Live):
- Projektteam mit Key Usern aus allen Abteilungen
- Kommunikation an alle Mitarbeiter: Was kommt, warum, wann
- Erste Schulungen für Key User
Phase 2 – Testphase (2-4 Wochen vor Go-Live):
- Key User testen das System mit echten Szenarien
- Feedback sammeln und umsetzen
- Feinschliff an Prozessen und Konfiguration
Phase 3 – Go-Live:
- Schulung für alle Mitarbeiter
- Intensive Betreuung in der ersten Woche
- Schnelle Hilfe bei Fragen und Problemen
Phase 4 – Nachbereitung (4-8 Wochen nach Go-Live):
- Feedback sammeln: Was läuft gut, was nicht?
- Nachschulungen für Spezialthemen
- Optimierung basierend auf echten Erfahrungen
Häufige Fragen zu Change Management
Wie viel Zeit sollte ich für Change Management einplanen?
Mindestens 20-30% des gesamten Projektbudgets sollten in Kommunikation, Schulung und Begleitung fließen.
Was tun bei hartnäckigem Widerstand?
Einzelgespräche führen, Bedenken ernst nehmen. Oft stecken berechtigte Sorgen dahinter. Manchmal hilft auch ein externer Moderator.
Wann ist ein ERP-Projekt erfolgreich?
Nicht wenn das System läuft, sondern wenn die Mitarbeiter es produktiv nutzen und die erhofften Verbesserungen eintreten.
Der Pathics-Ansatz
Bei unseren Projekten ist Change Management integraler Bestandteil:
- ✅ Frühe Einbindung von Key Usern
- ✅ Praxisnahe Schulungen an echten Prozessen
- ✅ Schrittweiser Start mit überschaubarem Umfang
- ✅ Intensive Begleitung in der Go-Live-Phase
- ✅ Ansprechpartner auch nach dem Projekt
Ein ERP-System ist nur so gut wie die Menschen, die es nutzen. Wir investieren in beide.