OCR in Odoo: Rechnungen automatisch erkennen und verarbeiten

Einleitung

Jede Rechnung von Hand eintippen – das kennen Sie. Lieferant suchen, Rechnungsnummer abtippen, Datum eingeben, Betrag prüfen. Bei 50 oder 100 Eingangsrechnungen pro Monat summiert sich das schnell auf mehrere Stunden Arbeit. Und dabei schleichen sich Fehler ein: Zahlendreher, falsches Datum, falsche Zuordnung.

Die gute Nachricht: Mit OCR (Optical Character Recognition) lässt sich dieser Prozess automatisieren. Odoo bietet dafür eine eingebaute Lösung – und es gibt spezialisierte Alternativen mit erweiterten Funktionen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, welche Optionen Sie haben und worauf Sie achten sollten.

Was ist OCR und warum brauchen Sie es?

OCR steht für Optical Character Recognition – also die automatische Texterkennung in Bildern und PDFs. Statt Daten manuell abzutippen, analysiert eine Software das Dokument und extrahiert die relevanten Informationen.

Für die Buchhaltung bedeutet das konkret:

• Zeitersparnis: Statt 2 Minuten pro Rechnung nur noch wenige Sekunden
• Weniger Fehler: Keine Zahlendreher oder Tippfehler mehr
• Konsistente Daten: Einheitliche Erfassung aller Belege
• Schnellere Freigabe: Rechnungen sind sofort im System und können freigegeben werden

Moderne OCR-Systeme nutzen dabei KI (Künstliche Intelligenz), um nicht nur Text zu erkennen, sondern auch zu verstehen, was der Text bedeutet. 15.03.2025 wird als Datum erkannt, 1.234,56 Euro als Betrag – und Mustermann GmbH als Lieferant.

Odoos eingebautes OCR: Was kann es?

Odoo Enterprise bietet seit Version 13 eine integrierte OCR-Funktion für Eingangsrechnungen. Die Funktion heißt Bill Digitalization und funktioniert so:

1. Sie laden eine Rechnung als PDF oder Bild hoch
2. Odoo sendet das Dokument an den IAP-Service (In-App Purchase)
3. Die OCR-Engine analysiert das Dokument
4. Erkannte Daten werden automatisch in die Felder übernommen

Das funktioniert gut für:

• Standard-Rechnungen mit klarem Layout
• Lieferanten, die bereits im System sind
• Grundlegende Felder wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag

Aber es gibt Grenzen:

• Projektbezogene Informationen (Referenznummern, Auftragsnummern, Kostenstellen) werden nicht erkannt
• Die Kosten sind pro Dokument – bei vielen Rechnungen summiert sich das
• Spezielle Layouts oder handschriftliche Notizen sind problematisch
• Keine automatische Zuordnung zu Projekten oder Kostenstellen

Das Problem: Fehlende Projekt- und Kostenstellen-Zuordnung

Viele Unternehmen arbeiten projektbasiert oder mit Kostenstellen. Jede Rechnung gehört zu einem bestimmten Projekt, einer Abteilung oder einem Auftrag. Diese Information steht oft irgendwo auf dem Dokument – als Referenznummer, Projektnummer oder Kostenstelle.

Beispiele aus verschiedenen Branchen:

• Bauunternehmen: Baustellennummer, Lieferschein-Nr., Projektreferenz
• Fertigung: Auftragsnummer, Fertigungsauftrag, Kostenstelle
• Dienstleister: Projektnummer, Kundennummer, Ticket-ID
• E-Commerce: Bestellnummer, Lieferanten-Referenz
• Handwerk: Auftragsnummer, Kundenprojekt

Standard-OCR erkennt diese Informationen nicht. Das bedeutet: Sie müssen die Zuordnung manuell nachpflegen – und genau hier geht die gewonnene Zeit wieder verloren.

Pathics AI OCR: Intelligente Rechnungserkennung für jede Branche

Genau für dieses Problem haben wir Pathics AI OCR entwickelt. Das Modul nutzt GPT-4 Vision – eine der fortschrittlichsten KI-Technologien – um Rechnungen intelligent zu analysieren.

Für wen ist Pathics AI OCR geeignet?

Das Modul ist branchenunabhängig und eignet sich für jedes Unternehmen, das seine Buchhaltung in Odoo effizienter gestalten möchte – egal ob Bauunternehmen, Fertigung, Handel, Dienstleister oder E-Commerce.

Was Pathics AI OCR besonders macht:

• Referenznummern erkennen: Egal ob Projektnummer, Baustellennummer, Auftragsnummer oder Kostenstelle – die KI findet die Referenz und ordnet sie zu
• Komplette Rechnungszeilen: Nicht nur Kopfdaten, sondern alle Positionen mit Beschreibung, Menge, Preis und MwSt
• Automatische Projektzuordnung: Erkannte Referenzen werden direkt mit dem passenden Odoo-Projekt verknüpft
• MwSt-Erkennung: Unterscheidet automatisch zwischen 19%, 7% und 0% MwSt
• Konto-Mapping: Ordnet Positionen automatisch den richtigen Aufwandskonten zu
• Multi-Page Support: Auch Rechnungen mit 30+ Seiten werden vollständig verarbeitet

Vergleich: Odoo OCR vs. Pathics AI OCR

Wie funktioniert Pathics AI OCR?

Der Workflow ist denkbar einfach:

1. PDF hochladen: Sie laden die Eingangsrechnung als PDF hoch (oder mehrere auf einmal)
2. Button klicken: Ein Klick auf "KI OCR starten" – das war's
3. Ergebnis prüfen: Die KI füllt alle Felder aus und zeigt einen Confidence-Score
4. Freigeben: Sie prüfen kurz und buchen die Rechnung

Das System zeigt Ihnen mit farbigen Bannern, wie sicher die Erkennung war:

• 🟢 Grün: Hohe Konfidenz – alles automatisch erkannt
• 🔵 Blau: Mittlere Konfidenz – bitte kurz prüfen
• 🔴 Rot: Niedrige Konfidenz – manuelle Nacharbeit empfohlen

Was kostet Pathics AI OCR?

Die Kosten setzen sich aus zwei Teilen zusammen:

• Modullizenz: Einmalig (Preis auf Anfrage)
• API-Kosten: Ca. 0,05-0,15 € pro Rechnung (abhängig von Seitenzahl)

Bei 100 Rechnungen pro Monat liegen die laufenden Kosten also bei etwa 5-15 € – deutlich günstiger als die manuelle Erfassung.

Für wen ist Pathics AI OCR geeignet?

Ideal für jedes Unternehmen, das:

• Viele Eingangsrechnungen verarbeitet
• Rechnungen Projekten, Kostenstellen oder Aufträgen zuordnen muss
• Komplexe Rechnungen mit vielen Positionen erhält
• Zeit bei der manuellen Dateneingabe sparen will
• Die Buchhaltung in Odoo effizienter gestalten möchte

Branchenbeispiele:

• Bauunternehmen & Handwerk
• Fertigungsbetriebe
• E-Commerce & Handel
• IT-Dienstleister
• Agenturen & Beratungen
• Immobilienverwaltung

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Sie möchten sehen, wie Pathics AI OCR Ihre Rechnungen verarbeitet? Wir zeigen Ihnen gerne in einer kostenlosen Demo, wie das Modul in der Praxis funktioniert – und ob es zu Ihren Anforderungen passt.

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