Was ist die E-Rechnungspflicht 2025?
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die Pflicht zur elektronischen Rechnung im B2B-Bereich. Das bedeutet: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Für das Versenden gelten Übergangsfristen bis 2028.
Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF per E-Mail. Sie muss ein strukturiertes Format haben (XRechnung oder ZUGFeRD), das maschinell verarbeitet werden kann.
Stand Sommer 2026: Die Empfangspflicht gilt seit Anfang 2025. Die allgemeine Übergangsfrist für das Ausstellen endet am 31. Dezember 2026 – ab Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen.
Was gilt ab wann?
Ab 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht technisch aus, aber Sie brauchen Software zum Auslesen der XML-Daten.
Bis Ende 2026: Rechnungsaussteller dürfen noch Papierrechnungen versenden. PDFs und andere unstrukturierte elektronische Formate nur mit Zustimmung des Empfängers.
Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen – Bezugsjahr ist 2026. Wer darunter liegt, darf bis Ende 2027 weiter Papier oder PDF versenden.
Ab 2028: Volle E-Rechnungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze. Papier und PDF sind dann nicht mehr zulässig. EDI bleibt nutzbar, sofern sich daraus ein korrekter Meldedatensatz nach Umsatzsteuergesetz extrahieren lässt.
Wie die Stufe zum 1. Januar 2027 konkret abläuft und was Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz jetzt vorbereiten sollten, haben wir in einem eigenen Artikel zusammengestellt: E-Rechnung ab 2027.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format:
XRechnung: Reines XML-Format ohne visuelle Darstellung. Für die automatische Verarbeitung optimiert. Standard für Rechnungen an Behörden (B2G).
ZUGFeRD: Hybridformat – ein PDF mit eingebettetem XML. Lesbar für Menschen (PDF) und Maschinen (XML). Version 2.1.1 oder höher ist Pflicht.
Keine E-Rechnungen sind: Reine PDFs, Word-Dokumente, Excel-Dateien, Scans, Bilder. Diese gelten als "sonstige Rechnungen" und sind ab 2028 im B2B nicht mehr zulässig.
Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Betroffen sind alle Unternehmen, die Leistungen an andere inländische Unternehmen erbringen (B2B). Das gilt unabhängig von der Unternehmensgröße.
Ausnahmen:
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C) – hier bleibt alles wie bisher
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto
- Fahrausweise
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG (für ausgehende Rechnungen)
Wichtig: Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können!
Was müssen Sie jetzt tun?
Sofort – E-Rechnungen empfangen:
- Stellen Sie sicher, dass Sie E-Rechnungen empfangen können
- Ein E-Mail-Postfach genügt für den Empfang
- Sie brauchen Software zum Lesen der XML-Daten (z.B. Odoo, ELSTER Viewer)
Kurzfristig – E-Rechnungen erstellen:
- Prüfen Sie, ob Ihr System ZUGFeRD oder XRechnung erstellen kann
- Die meisten modernen ERP-Systeme wie Odoo unterstützen beide Formate
Mittelfristig – Archivierung:
- E-Rechnungen müssen 8 Jahre aufbewahrt werden – die Frist für Buchungsbelege wurde 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Für Jahresabschlüsse und vergleichbare Unterlagen bleiben es 10 Jahre
- Der strukturierte XML-Teil muss archiviert werden, nicht nur das PDF
- Die Archivierung muss revisionssicher sein
Wie unterstützt Odoo die E-Rechnungspflicht?
Odoo unterstützt die E-Rechnungspflicht vollständig:
ZUGFeRD-Export: Rechnungen werden automatisch im ZUGFeRD-Format erstellt. PDF plus XML in einer Datei.
XRechnung: Für Rechnungen an Behörden erstellt Odoo XRechnung-konforme Dateien.
Automatischer Versand: E-Rechnungen können direkt per E-Mail versendet werden.
Eingangsverarbeitung: Mit OCR werden eingehende E-Rechnungen automatisch erkannt und verbucht.
Revisionssichere Archivierung: Alle Dokumente werden im System gespeichert und sind jederzeit abrufbar.
Häufige Fehler bei der E-Rechnung
PDF ist keine E-Rechnung: Viele glauben, eine PDF per E-Mail sei bereits eine E-Rechnung. Das stimmt nicht – es fehlt die strukturierte XML-Komponente.
Falsche Formatversion: Nur aktuelle Versionen sind zugelassen: ZUGFeRD ab 2.1.1, XRechnung ab 2.3.
Fehlende Archivierung: Der XML-Teil muss aufbewahrt werden. Bei ZUGFeRD reicht das PDF allein nicht.
Unvollständige Pflichtangaben: Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil enthalten sein.
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht
Ja, auch Kleinunternehmer müssen ab 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten weiterhin Ausnahmen.
Der Rechnungsaussteller darf trotzdem eine E-Rechnung senden. Sie haben keinen Anspruch auf eine Papierrechnung.
Ja, Odoo erstellt ZUGFeRD- und XRechnung-konforme Rechnungen automatisch.
Nur für Rechnungen an Behörden (B2G). Im B2B-Bereich ist keine Leitweg-ID erforderlich.
Das hängt an Ihrem Vorjahresumsatz. Lag er über 800.000 Euro, müssen Sie ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen – maßgeblich ist dabei das Jahr 2026, also das laufende. Liegen Sie darunter, haben Sie bis Ende 2027 Zeit; ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle. Praktisch sollten Sie früher umstellen als Ihr Stichtag verlangt: Ihre größeren Auftraggeber senden ab 2027 strukturierte Rechnungen, und viele Kunden verlangen das Format schon vorher freiwillig.
Acht Jahre. Die Frist für Buchungsbelege wurde zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt, und Rechnungen zählen dazu. Für andere Unterlagen wie Jahresabschlüsse bleiben es zehn Jahre, und solange eine Betriebsprüfung läuft oder die steuerliche Festsetzungsfrist nicht abgelaufen ist, dürfen Sie ohnehin nichts vernichten. Wichtiger als die Zahl ist das Wie: Aufzubewahren ist der strukturierte XML-Datensatz, nicht nur die lesbare PDF-Ansicht. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung genügt das PDF also nur dann, wenn das XML darin unverändert enthalten bleibt.
Fazit: Jetzt handeln, nicht warten
Die E-Rechnungspflicht ist keine Zukunftsmusik – sie gilt jetzt. Unternehmen, die noch nicht vorbereitet sind, sollten schnell handeln.
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